Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Цели и задачи

ТМ — мощнейший функциональный инструмент, который одновременно решает самые разные задачи:

Повышение оперативности. Современный ритм жизни предполагает чрезмерное количество больших и маленьких дел (зачастую одновременно). Многозадачность приводит к тому, что человек не успевает выполнить часть задуманного и это ведет к накоплению задач. Тайм-менеджмент позволяет анализировать перечень вопросов, оценивать его реальную значимость, отказываться от лишнего. Таким образом, можно максимально эффективно распределить ресурсы и оперативнее решить текущие цели, сортируя их на главные и второстепенные.
Достижение результатов

При наличии важного дела человек старается приложить максимум усилий для достижения наилучшего результата. Благодаря техникам и инструментам тайм-менеджмента человек понимает, что конкретно приводит к повышению производительности труда, выстраиванию рабочего процесса и достижению максимума.
Сосредоточение на наиболее важном

Дефицит времени – еще одна проблема. Функциональность тайм-менеджмента поможет справиться с хронографами (всем тем, что ворует время). При этом человек научится оценивать важность настоящих ценностей и не тратить время на незначительные вещи.
Целеполагание. Тайм-менеджмент полезен и для воплощения задуманного: благодаря ему мечты могут превратиться в реальные достижимые цели.
Управление собой. Учет, планирование и распределение ресурсов в совокупности со знаниями психологии дают возможность контролировать себя. Имеются в виду техники, направленные на борьбу с прокрастинацией и на создание мотивации. Они позволяют определить и контролировать уровень самодисциплины, позволяющий достичь поставленных целей.
Управление жизнью. Тайм-менеджмент является инструментом, который дает возможность справляться с внешними обстоятельствами и самостоятельно распоряжаться собственной судьбой.

Основные правила ТМ

Для эффективной организации времени используется научный подход.

Мыслитель Сенека 2000 лет назад разделил время на две категории: полезное (хорошее), и бесполезное (плохое). Он вел учет времени письменно и оценивал его с точки зрения эффективности.

Итальянский ученый Альберти (XV век) для управления временем внедрил 2 правила:

Ежедневно утром письменно обозначать дела

Распределять их в порядке уменьшения степени важности.. В рамках ТМ отсутствуют как таковые жесткие правила

Каждый выбирает то, что приносит пользу именно ему. Однако есть несколько оригинальных принципов тайм-менеджмента, за счет которых можно повысить личную эффективность

В рамках ТМ отсутствуют как таковые жесткие правила. Каждый выбирает то, что приносит пользу именно ему. Однако есть несколько оригинальных принципов тайм-менеджмента, за счет которых можно повысить личную эффективность.

Постановка. Согласно ТМ, нужно ставить и крупные цели (которые бы касались всей жизни), и более мелкие (ежедневные, ежемесячные и т.д.)
Планирование. Каждый вид деятельности прописывать. Выбор действий и последовательность – основной метод тайм-менеджмента. Так происходит организация рабочего процесса.
Распределение приоритетов. Из всего перечня дел выделять самые важные и начинать с их выполнения. Сосредоточившись на них, можно быстрее достигать задуманного.
Ориентация на самодисциплину. С помощью этой способности можно руководствоваться приоритетами, избегая мимолетных желаний отвлечься

Важно отметить, что при отсутствии у человека самого минимального уровня самодисциплины, в полную силу использовать ТМ не получится.
Планирование отдыха. Умение расслабляться и отдыхать – сохранение работоспособности

Отдых помогает перезарядиться, отвлечься и восстановить резервы организма. Это важно, потому что помогает избежать стрессовых ситуаций и выгорания.
Фиксирование задач. Записывайте все дела (лучше использовать ежедневник). Если не отмечать задачи, выглядят необязательными, быстрее забываются и в итоге остаются невыполненными.
Декомпозиция. Глобальные дела делятся на отдельные подзадачи, это облегчит планирование и психологически будет проще к ним приступить.
Градация планов. При управлении временем готовятся планы на неделю, а при расписании на неделю – планы на месяц. Это поможет без остановок направляться к цели.
Противостояние хронофагам. Растрачивание времени впустую приводит к непродуктивности. Например, постоянное отвлечение на просмотр социальных сетей.
Противостояние отвлекающим факторам. Все, что отвлекает, снижает производительность и приводит к усталости. Во время работы следует максимально «отстраниться» от внешнего мира, например, отключить уведомления, переключить мобильный в режим без звука. По этой же причине просмотр сериалов в фоновом режиме во время уборки является не лучшей идеей, так как мешает сконцентрироваться на основной текущей деятельности.
Противостояние мультизадачности. Желательно заниматься только одним делом. Одновременное выполнение нескольких задач ведет к повышению уровня стресса и неспособности выполнить хотя бы одну задачу целиком.
Повышение производительности. Организация рабочего процесса должна быть устроена так, чтобы получить максимальный результат с минимально затраченным ресурсами.
Проявление гибкости. Когда меняются обстоятельства, нужно последовательно менять и планы.
Создание собственной системы ТМ. Не существует универсальных решений. Каждый метод адаптируется под конкретного человека. Поэтому следует выбирать из всего арсенала инструментов ТМ методы, работающие только для вас.
Проведение анализа. Оценивать эффективность деятельности, обнаруживая слабые места и недостатки, позволит улучшать свою систему тайм-менеджмента и добиваться желаемого.
Непрерывное саморазвитие. Главный инструмент ТМ — человек. Эффективность деятельности связана с личными качествами: уровень самодисциплины, знания и навыки, умение размышлять и принимать решения. Поэтому важно постоянно учиться чему-то новому, повышать гибкость мышления и приобретать новые навыки.

Техники тайм-менеджмента

Ниже описаны только часть техник тайм-менеджмента — на самом деле их сильно больше. Если на первых порах не получается придумать собственную систему продуктивности, то стоит попробовать что-то из этого списка

Важно отметить, что кому-то эти техники могут не подойти. Строить жизнь нужно исходя исключительно из собственных ощущений

10 минут

Необходимо засечь 10 минут каждый раз, когда человек понимает, что не может решить ту или иную задачу. Если в течение этого времени не удалось найти решение, то нужно просто остановиться — попить воды, сходить на прогулку или скушать что-нибудь вкусное.

Эту техника поможет тем кто думает, что если он не способен решить задачу, то не имеет права взять перерыв или приступить к другой работе. С одной стороны — это хорошая привычка, но все хорошо в меру. Бывают дела, которые мы пытается решить весь день и ничего не получается. 

Когда человек останавливается, у мозга есть шанс разобраться в сложной деле —  переварить информацию и подумать. Ирония в том, что если бросить задачу и постараться о ней не думать, существует вероятность достаточно быстро найти ответ.

Правило трех

Автор книги по тайм-менеджменту «Мой продуктивный год» Крис Бейли разработал правило трех. Оно означает, что для того, чтобы достичь желаемые цели, необходимо выполнить три самых важных дела за день. 

Вместо того, чтобы распылять силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, выберите три задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите еще три, и так далее

Таким образом человек будет сохранять сосредоточенность и двигаться вперед куда быстрее. Эту же технику тайм-менеджмента можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

Правило 1-3-5

Суть этой техники заключается в том, что за день нужно выполнить только одну большую задачу, три средние и пять мелких. В итоге, человек получает девять дел на день и не больше. Это правило тайм-менеджмента способно упростить работу и поможет научиться разбираться в собственных задачах. Придется подумать, какая задача действительно будет сложной, а какая нет.

Метод 90/30

После того как человек настроился на рабочий день, нужно поставить таймер на 90 минут и начать работу. После этого стоит взять перерыв на 30 минут и повторять эту технику по-кругу. При этом, первую половину дня необходимо отвести под самую сложную работу, которую в любом случае необходимо сделать. После выполнения, следующие отрезки времени стоит занимать более простыми делами. 

Pomodoro

Еще одна интересная техника тайм-менеджмента основанная на цикличности. Суть заключается в том, чтобы распределить ежедневные задачи, а затем поставить таймер на 25 минут. После того, как прозвенит будильник, необходимо сделать перерыв на пять минут и так далее. Когда человек повторит это 4 раза, можно сделать большой, полноценный перерыв.

Если так посмотреть, то мы постоянно отвлекаемся на социальные сети, мобильные игры или YouTube. Почему бы не попробовать делать это в определенное время.

Закон Парето

20% усилий дают 80% результата, остальные 80% усилий — только 20% результата. 

Если следовать закону Парето, то следует делать важные задачи тогда, когда продуктивность наиболее высока. Например, не надо начинать рабочий день со сложной задачи. Как правило, это будет 80% усилий на 20% результата. Начните с простого: налейте кофе, пообщайтесь с коллегами, приведите рабочий стол в порядок. Как только человек придет в себя, выполнять необходимые задачи станет легче. Когда вы на пике работоспособности, 20% усилий приводят к 80% результата. 

Правило двух минут

Если задача займет не более двух минут — стоит выполнить её немедленно. Так человек разгрузит мозг, потому что не придётся больше помнить об этом деле. Например, не стоит систематически копить грязную посуду в раковине, иначе впоследствии это займет не две минуты, а двадцать. 

Матрица Эйзенхауэра

Схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «несрочные и неважные», «срочные, но неважные», «важные и несрочные» и «срочные и важные». Распределите дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

Эффективный тайм-менеджмент: основные правила

Прежде чем мы перейдём к непосредственным техникам планирования, познакомимся с базовыми правилами, которые подойдут для любого типа планирования.

Ставьте чёткие цели 

Если у вас есть абстрактная цель, например, стать счастливым. Подумайте, что может сделать вас счастливым. Какие конкретные действия могут к этому привести. Может вам не нравится ваша нынешняя работа и это мешает вам стать счастливым? В таком случае цель сменить работу будет более материальна и понятна. Для такой цели можно поставить чёткие временные рамки.

Декомпозируйте

Цель ― это всегда что-то масштабное. Выделите для себя отдельные небольшие шаги, которые приведут вас к цели. В книгах это правило называют «метод салями». Нельзя засунуть себе в рот целую палку колбасы. Также и с целью. Режьте её на тонкие ломтики. Так ваше движение к цели будет наглядным. После каждого выполненного шага можно будет поставить галочку в ежедневнике и похвалить себя за результат. 

Вернёмся к примеру с работой. Посмотрите вакансии, пообщайтесь с работодателями, сходите на обучение, если это нужно. 

Расставляйте приоритеты

Больше внимания уделяйте важным и сложным задачам. Обычно их меньше всего хочется делать, но они дают больше всего результата. Начинайте с них день. В светлое время суток человек наиболее продуктивен. После выполненной тяжёлой работы остальные задачи будут казаться лёгкими. 

Мифы о тайм-менеджменте

Познакомимся с распространёнными заблуждениями о тайм-менеджменте: 

№1. Управлять временем невозможно

Безусловно, в мире не существует суперсилы, c помощью которой можно управлять временем. Научный подход организации временем направлен на развитие самодисциплины у человека, а не на изобретение телепорта. 

Прагматичный подход к своим делам и есть управление временем: вы поймете, сколько свободных минут и часов появляется в вашем расписании, если начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

№2. Это не работает!

Зачастую такую фразу говорят люди, которые попробовали одну технику и убедили себя, что методология работает неисправно

Важно понимать, что наука тайм-менеджмента существует уже несколько веков и проверена на миллионах людей. Методология точно работает, просто нужно найти наиболее близкие и понятные для себя техники и приёмы. 

№3. Придётся больше и усерднее работать

На первый взгляд может показаться, что система распределения временем не облегчает работу, а, наоборот, усложняет её. Но это не так. Суть тайм-менеджмента — не сделать всё и сразу, а выбрать важные задачи и сделать только их. 

№4. Много рамок и ограничений 

Этот миф появился, когда на тренингах призывали планировать целый день. Сейчас же подход видоизменился, и уже нет таких строгих дедлайнов. Упор идёт на отвлечение от внешних факторов и решения первостепенных задач.

№5. Тайм-менеджмент нужен только непунктуальным людям 

Если говорить глобально, то данная техника нужна для достижения поставленных целей, а значит, подходит всем людям без исключения. 

№6. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Прокрастинация, как и любая другая болезнь лечится. Для решения этой болезни нужно разобраться со своими приоритетами, отказаться от ненужных действий и разложить все дела по полочкам. Это поможет углубиться в суть проблемы и сфокусироваться на главных задачах. 

№7. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно для всех

Однозначно нет! Все люди уникальны по-своему, поэтому нет универсального метода, который бы решал проблемы каждого человека на планете. 

№8. Тайм-менеджмент экономит время

Нужно осознать, что тайм-менеджмент — это всего лишь инструмент, который помогает организовать рабочий процесс. Это немагическая таблетка, с помощью которой можно поставить время на паузу или телепортироваться в пространстве. 

Как планировать свой день! Как стать эффективным и много успевать! Тайм менеджмент: Видео

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент представляет собой навык эффективного управления собственным временем. Простым примером этого понятия служат дедлайны или расписание на день. С помощью тайм-менеджемента можно с легкостью определить, сколько времени потребуется на выполнение определенных задач.

Для этого рекомендуется переносить все цели на бумагу. Далее задачи должны выстраиваться по порядку от важных, к второстепенным.

Для некоторых тайм-менеджмент выступает в роли мотиватора. Видя детальный план действий, который расписан по часам, у каждого сразу же возникает желание как можно быстрее приступить к работе.

Тайм-менеджмент

Планирование

Планирование – важная часть тайм-менеджмента. Без него
невозможно рационально распределить время. Если утром нет запланированного
списка дел, то день вряд ли пройдет продуктивно. Вы можете забыть о важных
делах, постоянно переключаться с одного на другое, браться за все подряд или
ничего не делать. В итоге – ноль эффективности и бесполезная трата дня.

При планировании вы избежите всего перечисленного. Оно позволяет распределить время и точно знать о примерно потраченных часах на каждую задачу.

Вот примерный список дел:

• Пробуждение, умывание;
• Зарядка – 15 минут;
• Чтение – 30 минут;
• Завтрак – 15 минут;
• Работа – 8 часов;
• Обед – 30 минут;
• Семейный поход в кино – 2 часа;
• Ужин – 30 минут;
• Отдых;
• Сон – 8 часов.

Можете составить другой список, ведь у каждого человека
разный график работы, интересы и увлечения. Не откладывайте написание списка до
конца прочтения статьи, а прямо сейчас возьмите листок бумаги и запишите
идеальный распорядок дня по вашему мнению. Далее будете изменять его, согласно
принципам тайм-менеджмента, изложенным ниже.

Если день мечты кажется недостижимым, и вы не хотите записывать его, потому что «все равно не получится так жить», то немедленно выбросьте данные мысли из головы. Все достижимо и исполнимо. Запомните это. Главное в любом деле – желание.

Даже с посменной работой по 12 часов можно распределить время так, что еще останется на семью, друзей и хобби. Так что не бойтесь мечтать. Мечты превращаются в цели, а цели легко достичь, главное – начать.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

• первостепенные срочные;
• первостепенные не срочные;
• срочные второстепенные;
• второстепенные несрочные.

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

• делегируйте полномочия (что не требует именно вашего обязательного участия, всегда можно передать, если вы в этот момент будете заняты ситуацией, которую кроме вас никто не разрешит);
• научитесь говорить «нет» (система персонального тайм-менеджмента сводится в том числе к тому, чтобы не брать лишние дела, то есть дела, воплотить которые качественно вы не сможете, потому что не успеете или будете делать их в спешке).

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны

Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Что такое тайм-менеджмент

Любой дошкольник сегодня знает, что тайм-менеджмент – это управление временем. Тот, кому удалось освоить принципы и инструменты тайм-менеджмента, умеет эффективно распоряжаться своим временем, продуктивно планировать собственный рабочий день (неделю, месяц и даже год), а также может распределить все текущие задачи по приоритетности.

Но самое важное его умение заключается в том, что он чётко знает, как успевать больше за ту же единицу времени – то есть как уделять работе меньше времени, но при этом выполнять гораздо больше задач.

Николай Евгеньевич Введенский, известный российский физиолог, утверждал, что «мы устаём и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем». Наверно, каждый замечал это за собой: если рабочий день чётко не распланирован по задачам, мы постоянно берёмся то за одно дело, то за другое, не можем надолго сконцентрироваться на какой-либо определённой задаче и в итоге к концу дня понимаем, что ничего толкового за день не сделано.

Для вас подарок! В свободном доступе до11.12

61 проверенный канал из закрытой подборки по поиску работы в IT

Гарантированно найдете выгодную работу за 1-2 дня

Гарантированно найдете выгодную работу за 1-2 дня

Чтобы получить подарок, заполните информацию в открывшемся окне

Перейти

Скачать файл

Давайте рассмотрим эту ситуацию на конкретных примерах. Предположим, у нас есть два школьника. Один из них, придя домой после занятий, растягивает процесс выполнения домашних заданий на несколько часов, потому что постоянно отвлекается на игры и другие бесполезные дела. Второй максимально концентрируется на уроках и справляется с ними всего за час, освобождая оставшееся время для прогулки или отдыха. Кто же из них освоил принципы эффективного тайм-менеджмента?

Что такое тайм-менеджмент

Пойдём дальше в наших примерах. Прошло время, мальчишки окончили школу и стали владельцами бизнеса. У каждого из них несколько действующих фирм, множество подчинённых и десятки ежедневных задач, требующих решения в режиме рабочего времени. Первый из них, по старой привычке, постоянно отвлекается на нерабочие дела, прокрастинирует, а потом в спешке пытается решить всё за раз и, как следствие, ничего не успевает.

Через какое-то время он приходит к профессиональному выгоранию, потому что абсолютно никто в этом мире не способен работать на пределе своих возможностей в режиме 24/7. Второй же, наоборот, поставил все рабочие вопросы и задачи на поток, поэтому может позволить себе уделять работе всего несколько часов в день, не теряя при этом в качестве выполнения поставленных задач.

Методики тайм-менеджмента помогают эффективно распределять работу и контролировать количество времени, которое тратится на решение задач, что по итогу приводит к карьерному росту и личностному развитию.

В основе этих методик лежат следующие составляющие:

• чёткое определение целей и задач;
• планирование рабочего дня;
• планирование личного и свободного времени;
• расстановка приоритетов между задачами и внутри них;
• управление имеющимися ресурсами;
• определение эффективных стратегий и тактик;
• составление списков (задач и дел);
• делегирование задач и поручений;
• фиксирование времени, затрачиваемого на выполнение проектов;
• анализ эффективности затраченного времени.

Все эти методики описаны во множестве книг, посвящённых этой теме. Самые известные и полезные из них: «Жёсткий тайм-менеджмент» от Д.Кеннеди, «Как привести дела в порядок» от Д.Аллена, «Работай меньше, успевай больше» от К.Глиссона, «К чёрту всё! Берись и делай» от Р.Брэнсона.

Бонус: личный таск-трекер в приложении Notion

Наш главред подбила свой личный планировщик под шаблон электронного ежедневника в Notion. Его может использовать любой, кто хочет серьезно подойти к вопросу системы тайм-менеджмента. Варианта два — просто забрать и использовать или же прочитать как он создавался и какие задачи решает, а затем придумать собственное решение.

Сам планировщик выглядит вот так, но не пугайтесь раньше времени: 

Как это работает

За каждой областью жизни закреплен определенный цвет, чтобы была возможность видеть то, чему отдавать приоритет. В разрезе недели можно понять, чем человек занимается больше всего, а чего не делает вовсе. 

Создаем хранилище для заметок на случай, если человек сидит на созвоне или где-то еще и получает сразу большой объем информации, который позже нужно разбить на задачи.

Затем разбиваем месяц на недели, недели на дни, а внутри дней — чек-листы с задачами, которые удобно зачеркивать. Некоторые люди получают удовольствие от процесса закрытия чек-листов — это добавляет мотивации не переставать делать задачи.

Также внутри дней могут быть большие задачи с мелкими подзадачами — их следует вести вот так:

Так можно сгруппировать близкие по смыслу мелкие задачи, чтобы ничего не забыть, но при этом и не засорять пространство.

Если не удалось выполнить задачу — можно перенести на другой день и поставить стрелочку. Если стрелок накапливается 3 — стоит либо выкинуть задачу, потому что она на самом деле не нужна, либо тащить дальше, но по количеству стрелок понимать, в какой области идет сильное отставание. 

Лучше всего проводить анализ каждую неделю и более серьезный анализ в конце месяца. Это позволит идти целенаправленно и отслеживать ошибки в разрезе короткого промежутка времени. Затем остается постараться оптимизировать нагрузку так, чтобы выделить больше времени под ту сферу, которую забросили. 

По началу эти системы и техники выглядят сложно и кажется, что тайм-менеджмент противоречит сам себе. Здесь главное не перестараться и не пытаться сделать все сразу. Создавайте пути решения, пробуйте разные техники постепенно и опирайтесь на собственные ощущения. Если думаете, что какой-то принцип не подходит под ваши задачи — не тратьте на него время и пробуйте что-то другое. В конечном счете если человек действительно заинтересуется этим вопросом, он сможет придумать личную систему продуктивности, которая будет работать исключительно на него.

Ну и не забывайте о том, что не стоит работать сверх нормы, так как за всем не угнаться. Отдыхайте, гуляйте с друзьями, спите и разрешайте себе просто ничего не делать. Так с большей вероятность удастся продуктивно работать, не сойти с ума и прожить действительно насыщенную и здоровую жизнь.

Ссылка на шаблон планировщика в Notion: https://lobykina.notion.site/ffc5a9ef35694380ba9a1526517d7dc8

Метод GTD

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Источник

Система строится на таких правилах:

• Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
• Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
• Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
• Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
• Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Управление временем молодой мамы

С появлением в семье новорождённого, привычный быт супругов меняется. Новые заботы требуют затрат дополнительного времени. Ухаживая за ребёнком, надо находить время на посещение медицинских учреждений, каждодневные прогулки, развитие и игры. Наличие детей добавляет в навык тайм-менеджмента новую категорию.

Женский тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент для женщин и мам это самостоятельная дисциплина, поскольку на хрупкие плечи всегда возлагается много специфических обязанностей по дому и по уходу за детьми. Разрываясь между домашними делами, молодая мама не успевает всё переделать. На себя времени и сил практически не остаётся. Для отчаявшихся женщин тайм-менеджмент является спасительным кругом, приносящим моральное облегчение и высвобождение временных резервов.

Грамотная организация домашних дел и уход за малышом позволит молодой маме сделать так, чтобы в доме царил порядок, на плите был приготовлен обед, а ребёнок рос, ощущая внимание и заботу драгоценного человека

При этом важно, чтобы мама оставалась ухоженной и любимой женщиной. Для этого нужно выработать гибкий распорядок дня, согласно изменению режима сна и бодрствования малыша

Для этого нужно выработать гибкий распорядок дня, согласно изменению режима сна и бодрствования малыша.

Управление временем для молодых мам включает в себя многие стандартные техники тайм-менеджмента, так как уход за детьми по своей нагрузке сопоставим с рабочей деятельностью. Правильная комбинация правил и приёмов подружит женщину со временем, привнося в жизнь новые краски и удовольствие.

Игра родных с детьми — отдых для мамы

Молодой маме надо уметь принимать помощь родителей. Первым помощником в домашних делах должен быть муж. Детям нравится проводить время с папой, бабушкой и дедушкой, не стоит их в этом ограничивать. Любая забота со стороны родных это дополнительный резерв времени. Нужно благодарить родных за проявленный интерес и помощь, но и не забывать хвалить себя. Это должно стать важным правилом, которое будет приносить личную удовлетворённость и самоуважение. Ведь нет ничего почётнее, чем воспитание и становление ребёнка на ноги.

Принципы тайм менеджмента в работе

Тайм-менеджмент — это компетенция, которая включает в себя широкий спектр навыков и принципов. Мы выделили 10 основных:

Грамотное управление временем позволяет принимать эффективные решения. Это потому, что вы можете видеть, что нужно сделать и когда.

Частью тайм-менеджмента является знание того, что вы можете сделать. Если вы знаете, что задачи нужно выполнять, но у вас нет времени на их выполнение самостоятельно, вы можете делегировать их другим. Это одна из важнейших компетенций любого руководителя, и она всегда оценивается в ходе тестов и собеседований при приеме на работу и в конкурсе «Лидеры России».

Легко начать сначала с приятных задач, но это не всегда самые важные или срочные дела.

Ваши навыки тайм-менеджмента должны позволить вам сосредоточить свое внимание на приоритетах, не отвлекаясь на второстепенное, пока не выполнено основное

Ваш тайм-менеджмент заключается в постановке целей и понимании того, что вам нужно делать.

Это могут быть краткосрочные или долгосрочные цели. Было бы полезно, если бы вы подумали о том, что достижимо и реалистично.

Для этого полезно следовать схеме SMART для постановки целей — каждая цель должна быть:

• Specific — точная
• Measurable — измеримая
• Achievable — достижимая
• Realistic — реалистичная
• Time-bound – ограниченная сроками

Навыки управления временем заключаются в том, чтобы быть организованным и использовать методы тщательного планирования для планирования ваших задач. Это дает вам четкое представление о том, что вам нужно сделать и почему.

Организация — это создание решения, которое позволит вам работать эффективно, иметь чистый и опрятный стол, логичную систему хранения документов или знать, как тщательно планировать свои встречи.

Как мы уже говорили выше, знание того, как расставить приоритеты в своей рабочей нагрузке, является признаком того, что вы можете хорошо управлять своим временем.

Вам нужно уметь определять, какие задачи являются срочными, важными или трудоемкими, и выделять достаточно времени для их выполнения.

Если вы умеете находить решения разных рабочих проблем, то, скорее всего, вы уже сильны и в тайм-менеджменте.

Это потому, что вы можете определить решения, которые позволят вам преодолеть любые проблемы и поддерживать проекты в нужном русле.

Проверка, что вы выделяете достаточно времени для задач и встреч — хороший признак эффективного тайм-менеджмента.

Когда вы встречаетесь с кем-то, вы должны предвидеть, сколько времени может занять разговор, и предусмотреть достаточно времени, чтобы вы не отставали от графика.

Можете ли вы видеть более широкую картину? Можете ли вы установить, почему определенные задачи должны быть приоритетными и как это связано с вашей общей бизнес-стратегией?

Знание того, что важно для итогового результата, может помочь вам определить ключевые приоритеты. Тайм менеджмент может быть и в масштабе года или десятилетия – он того он не перестает быть важным и актуальным

Грамотный тайм-менеджмент позволяет эффективно справляться со стрессом. Если вы не перегружены работой, вы можете быть гораздо более спокойным человеком и наслаждаться лучшим балансом между работой и личной жизнью.

Те, у кого плохие навыки тайм-менеджмента, гораздо чаще вынуждены работать сверхурочно и страдать от последствий эмоционального выгорания.